Program do usprawnienia procesu Price Missmatch w dziale AP
Autor: Kamila Dudzińska
Projekt: Program 'Invio' do automatyzacji maili dedykowany dla procesów operacyjnych dla działu zakupów (Procurement)
Źródło: sama wygenerowałam próbkę danych na potrzeby spr. automatyzacji
IDE: Python, Pandas, Excel, Outlook
Cel: Stworzenie programu do analizy tabeli excel z danymi o zamówieniach w systemie CORA (invoicing) oraz automatycznego wysyłania maili do kupców z prośbą o wyjaśnienie różnic kwot netto pomiędzy zamówieniem (PO), a otrzymana fakturą. Program generuje też raport dla administratora, do kogo maile zostały wysłane i jakie są statystyki zamówień. Dzięki temu można jednym kliknięciem zaoszczędzić sporo FTE, a administrator może szybko uzyskać realny "stan rzeczy".
Jak działa program:
- Program iteruje wiersz po wierszu w tabeli za zamówieniami i porównuje dane z raportem z tabeli z fakturami. 2.Jeśli znajdzie zamówienie (PO) ze statusem "received" ("otrzymane") w raporcie "Ariba" oraz ze statusem "hold" w tabeli "Faktury" to sprawdzi dodatkowo kwoty netto.
- Jeżeli różnica kwot netto będzie większa niż 20 EUR lub 5% wartości zamówienia to program wyśle maila do kupca z prośbą o wyjaśnienie różnic.
- Po wykonaniu zadania program poinformuje administratora, gdzie udało mu się wysłać maila - w przypadku aktywnej konsoli IDE oraz dodatkowo wyśle raport ze statystykami w formacie pdf na maila administratora.
Zalety projektu: --> odpowiada na realny problem w wielu procesach operacyjnych, gdzie wymagane jest sprawdzanie i repetetywne wysyłanie przypominajek/follow-upów --> zmniejsza problem z wyjaśnianiem price missmatch (różnic cenowych) i przyczynia się do redukcji zaległych faktur (invoice overdue) i zminimalizować ryzyko kłopotów z dostawcami, czy utraty wizerunku --> administrator programu otrzymuje statystyki, dzięki czemu łatwiej kontrolować proces Price Missmatch --> program automatyzuje pracę w obrębie działu zakupów/AP --> program napisany pod typowe środowisko korporacyjne z zalogowanym "Outlookiem" --> program dedykowany SAP, ale można go szybko dopasować do innych systemów - wystarczy przeanalizować raporty generowane przez dowolny inny program.
Kod: cały kod znajduje się w osobnym pliku
Przykładowe fragmenty kodu oraz screen z maila i raportów.
Tabela z zamówieniami:
Tabela z fakturami:
Fragmenty kodu:
Email do buyera:
Statystyki dla administratora:
